MANAJAMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN
Pertemuan 1
Mengapa Perlu Manajemen?
1. Mencapai tujuan
2. Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan
3. Mencapai efisiensi dan efektivitas
Tujuan mempelejari organisasi :
 Menginagat masa lalu
 Hidup di masa kini
 Untuk membangun masa depan
MANAJEMEN SEBAGAI ILMU & SENI :
 Manajemen sebagai Ilmu :
Manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan (Luther Gulick)
 Manajemen sebagai seni :
yaitu seni di dlm menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain
MANAJEMEN SEBAGAI PROFESI
Menurut Edgar H.S. terdapat 3 kriteria:
1. Para professional membuat keputusan atas dasar prinsip prinsip umum
2. Para professional mendapat status karena mencapai standar profesi kerja
3. Para professional ditentukan oleh kode etik, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya
PENGERTIAN DASAR MANAJEMEN
Effisien : melakukan sesuatu dengan benar , input output
Efektif : kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat untuk mencapai tujuan
Manajemen adalah suatu proses mengelola mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota-anggota organisasi dan proses penggunaan
semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran (tujuan-tujuan) yang telah ditetapkan (Stoner & Wankel)
PENGERTIAN MANAJAMEN
Manajemen artinya mengurus, membimbing, dan mengawasi untuk mencapai sesuatu (tujuan) yang dilakukan melalui upaya orang lain
Kesimpulan :
o Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok manusia
o Dalam pengertian manajemen selalu terkandung tujuan tertentu yang akan dicapai oleh kelompok yang bersangkutan
Proses manajemen :
 Planning
mendefinisikan tujuan, membangun strategi dan mengembangkan rencana untuk koordinasikan seluruh kegiatan
 Organizing
menentukan apa tugas – tugas yang harus dilakukan, siapa yang melakukannya, bagaimana tugas-tugas yang harus dilakukan, tugas harus dikelompokan
 Actualling
memotivasi karyawan, mengarahkan kegiatan orang lain dalam sebuah tim yang baik.
 Controlling
Proses pemantauan kinerja, membandingkannya dengan tujuan, dan mengoreksi setiap penyimpangan yang terjadi secara signifikan
FUNGSI MANAJEMEN
 Fungsi Administratif :
lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian hingga pengawasan kegi-atan-kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi.
 Fungsi Operatif
lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil- hasil secara efektif.
PERAN MANAJER
Henry Mintzberg (Donelly et al, 1987) dalam mempelajari aktivitas para manajer puncak menyimpulkan bahwa hari - hari kerja seorang manajer dipenuhi dengan berbagai kegiatan yg dpt dikelompokkan dalam 3 macam peran : Peran antarpribadi, Peran informasional, Peran keputusan
Tantangan Manajemen
 Persaingan perekonomian gloal
 Perlunya memiliki visi
 Etika dan tanggung jawab social membangun kepercayaan
 Perubahan informasi dan teknologi virtual
 Nilai-nilai dalam bekerja dan hak-hak individual minoritas
ORGANISASI
Organisasi adalah sebuah pengaturan sistematis orang dibawa bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Keberhasilan organisasi tergantung pada :
 Mampu tidaknya manajer menjalankan fungsi manajemennya
 Tersedianya tenaga yang operasional yang terampil sesuai dengan bidangnya
 Tersedianya anggaran yang memadai
 Tersedianya sarana dan prasarana kerja
 Adanya mekanisme kerja yang sesuai
 Iklim kerja yang positif
Pertemuan 2
Lingkungan Organisasi
Individu atau kelompok yang secara langsung atau tidak langsung dipengaruhi atau mempengaruhi cara sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya (stoner).
Tujuan mempelajari lingkungan
Untuk dapat menentukan cara atau pendekatan yang akan menjaga dan mengembangkan operasi organisasi karena lingkungan selalu berubah.
Lingkungan internal dan lingkungan eksternal sebuah organisasi
dapat mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosa dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan, baik berupa kesempatan-kesempatan resiko-resiko maupun ancaman-ancaman yang mempunyai pengaruh pada operasi organisasi.
Lingkungan internal
Variabel-variabel (kekuatan dan kelemahan) yang ada di dalam organisasi tetapi biasanya tidak dalam pengendalian jangka pendek dari manajemen puncak .
yaitu :
 struktur
 budaya,
 sumber daya
 pemegang saham
Struktur
Cara bagaimana perusahaan diorganisasikan yang berkenaan dengan komunikasi, wewenang, dan arus kerja.
Budaya
Sekumpulan keyakinan, harapan dan nilai yang dipelajari dan dibagikan oleh anggota-anggota organisasi dan disampaikan dari satu generasi ke generasi berikutnya.
Fungsi : membantu menimbulkan komitmen karyawan terhadap sesuatu yang lebih besar daripada diri mereka sendiri
Sumber daya
Aset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan jasa organisasi., meliputi : karyawan, fasilitas organisasi, dll
Pemegang saham
Individu/organisasi yang ikut serta memiliki satu atau lebih saham perusahaan
Lingkungan eksternal mikro :
1. pesaing
2. pelanggan
3. pasar tenaga kerja
4. lembaga lembaga keuangan
5. para penyedia
6. perwakilan-perwakilan pemerintah
Pesaing
Dengan memahami lingkungan persaingan yang di hadapi, organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga bias mengoptimalkan operasinya.
Pelanggan
Strategi, kebijaksanaan pemasaran tergantung situasi pasar dan pelanggan
Pasar tenaga kerja
Kemampuan menarik dan mempertahankan personalia yang cakap merupakan prasara bagi perusahaan yang sukses
Tiga factor pemenuhan tenaga kerja :
 Reputasi Perusahaan
 Tingkat pertumbuhan angkatan kerja
 Tersedianya tenaga kerja sesuai persyaratan yg dibutuhkan
Lembaga keuangan
Organisasi sangat tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan .
Contoh : Bank-bank komersial, Bank-bank instansi
Para penyedia
Pemenuhan kebutuhan bahan baku, bahan pembantu, pelayanan, energy dan peralatan dll
Organisasi biasanya berhubungan dengan para penyedia melalui agen atau manajer pembelian.
Perwakilan pemerintah
Menetapkan peraturan : prosedur-prosedur perijinan, pembatasan dll
Lingkungan Eksternal makro :
1. Teknologi
2. Ekonomi
3. Politik – hukum
4. Sosiokultural
Teknologi
Dalam setiap masyarakat atau industri, tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan, dan bagaimana bermacam-macam operasi akan dikelola.
Ekonomi
 Menganalisa dan mendiagnosa faktor-faktor ekonomi, seperti kecenderungan inflasi atau deflasi harga barang-barang dan jasa, kebijaksanaan moneter
 Melakukan peramalan ekonomi dan antisipasi perubahan-perubahan harga.
Politik – hokum
Batasan-batasan yg ditetapkan oleh pemerintah bermaksud melindungi konsumen, lingkungan, ataupun perusahaan, dan menghilangkan perlakukan tidak adil dalam pembayaran kepada karyawan.
Contoh : Undang-undang hak patent, undang- undang perpajakan, upah minimum
Sosiokultural
 Demografi
 Gaya hihup
 Nilai-nilai sosial (Pandangan serta pola kehidupan yg dibentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok ethnis, agama dan kepercayaan dari kelompok masyarakat.)
Dimensi internasional
Komponen internasional dalam lingkungan eksternal juga menyajikan kesempatan-kesempatan dan tantangan-tantangan, serta mempunyai potensi menjadi faktor yang berpengaruh langsung pada operasi perusahaan.
Kekuatan-kekuatan internasional ini berpengaruh melalui perkembangan politik dunia, ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup serta transfer teknologi.
Wujud kegiatan-kegiatan tersebut antara laian : Ketergantungan sumber daya impor. Resesi atau recovery perekonomian dunia. Persaingan dengan perusahaan multinasional
Manajer hendaknya mampu menganalisa dan mengantisipasi untuk kemudian meletakkan dasar yang kuat dalam menghadapi perkembangan dunia internasional.
Ketidak pastian lingkungan
Lingkungan dinamis
Jika komponen dalam lingkungan organisasi sering berubah
Contoh: industri rekaman
Lingkungan stabil
Jika komponen dalam lingkungan organisasi berubah tapi minimum.
Contoh: Zippo
Mengelola Hubungan
Stakeholder adalah semua unsur dalam lingkungan yang dipengaruhi oleh keputusan dan kebijakan organisasi dan yang dapat mempengaruhi organisasi Bagaimana mengelola hubungan?
- Mengenali stakeholder organisasi
- Menentukan kepentingan/perhatian thd stakeholder Seberapa menentukan stakeholder bagi keberhasilan organisasi
- Menentukan pendekatan khusus pada para stakeholder
Pertemuan 3
Visi, Misi & Tujuan Organisasi
Visi :
 Cita-cita / impian
 Sesuatu yang ingin dicapai dan tidak dikuantifikasikan (abstrak), - visi merupakan impian Para pendiri atau ditetapkan oleh pendiri perusahaan. - Karena visi masih dalam bentuk abstrak maka perlu diterjemahkan ke dalam misi
 Visi adalah gambaran ideal tentang dimana dan bagaimana perusahaan berwujud diwaktu yang akan datang
Misi :
 Cara-cara yang paling sesuai dalam mencapai suatu cita-cita
 Suatu pernyataan yang menterjemahkan visi dalam bentuk business definition.
Tujuan :
 Pernyataan yang menterjemahkan tentang misi
 Sifatnya masih global.
Sasaran :
 Lebih terperinci
Tujuan Organisasi berfungsi sebagai …
1. Pedoman bagi kegiatan
Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak dilakukan.
2. Sumber legitmasi
Merupakan sumber legitimasi bagi perusahan merlalui pembenaran kegiatan-kegiatannya dan mendapatkan dukungan dari lingkungannya..
3. Standar pelaksanaan
Tujuan organisasi adalah suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dan akan direalisasikan oleh organisasi.
Apabila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan organisasi.
4. Sumber motivasi
Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.
5. Dasar rasional pengorganisasian
Dinyatakan secara sederhana
Penetapan Tujuan yang baik …
 Spesifik : jelas apa yang dicapai
 Realisitis : bisa di capai
 Terukur : memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilannya
Hubungan antara misi, tujuan, dan rencana dalam organisasi.
MISI ORGANISASI TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS, STRATEGI, KEBIJAKSANAAN,
KEBIJAKSANAAN PROGRAM DAN RENCANA PADA TINGKAT YANG LEBIH RENDAH
Contoh pada perusahaan penerangan
Tujuan dalam proses perencanaan
 Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.
 Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi ttg bagaimana tujuan akan dicapai
Proses Perencanaan
Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robins dan couler, 2007)
Manfaat Perencanaan
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
2. Memudahkan pemahaman manajer terhadap keseluruhan gambaran kegiatan.
3. Pembagian tanggung jawab lebih cepat.
4. Dapat memberikan perintah dengan tepat .
5. Memudahkan koordinasi antar bagian organisasi.
6. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga dapat menghemat dana, waktu dan usaha.
Kelemahan Perencanaan
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam pelaksanaan nyata.
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
3. Membatasi inisiatif dan inovatif.
4. Cara-cara pelaksanaan perencanaan kadang-kadang tidak konsisten.
Persyaratan perencanaan
 Factual dan realistis
 Logis dan rasional
 Fleksibel
 Komitmen
 Komprenshif atau menyeluruh
Type of Plans
Breadth
Time frame
Specific
Frequency of use
Strategic
Operational
Standing
Single use
Specifity
Short term
Directional
Long term
Menetapkan tahapan-tahapan
Mendapat bantuan
Rencana Strategi
 Suatu proses dimana manajemen puncak sebuah perusahaan menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur serta pelaksanaannya untuk mencapai masa depan tersebut.
 Berhubungan dengan Visi, Misi dan Tujuan organisasi.
 Menetapkan tujuan organisasi secara keseluruhan.
 Memberikan arahan untuk mendorong upaya organisasi untuk mencapai tujuannya.
Operasional Rencana
 Merapkan untuk bagian-bagian tertentu dari organisasi.
 Tentukan rincian tentang bagaimana tujuan keseluruhan yang ingin dicapai.
 Mencakup periode waktu yang lebih singkat.
 Harus diperbarui terus menerus untuk memenuhi tantangan saat ini.
Contoh
Short Term & Long Terms
- Perencanaan jangka pendek jangka waktu satu tahun atau kurang.
- Perencanaan jangka panjang jangka waktu 5 tahun atau lebih.
- Perencanaan jangka menengah jangka waktu satu tahun s/d empat tahun
Rencana strategik
Melepaskan bisnis yang tidak berhubungan memfokuskan pada pertumbuhan produk inti
Rencana produksi
Memusatkan operasi yang paling efisien dalam pabrik
Rencana keuangan
Biaya lebih rendah dan meningkatkan pada produk
Rencana pemasaran
Target pasar regional dengan produk-produk menurut pesanan
Tahapan Perencanaan
 Menetapkan tujuan / serangkaian tujuan
 Merumuskan keadaan saat ini
 Mengidentifikasikan kemudahan & hambatan
 Mengembangkan rencana / serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Perencanaan yang baik
 Kegunaan (fleksibel, berkesinambungan)
 Ketepatan dan Obyektivitas (nyata dan akurat).
 Ruang Lingkup (seberapa luas? Mencakup apa saja, bagaimana hubungan kegiatannya?)
 Efektifitas biaya.
 Akuntabilitas (tanggung jawab perencanaan dan implementasi)
 Ketepatan waktu.
Hambatan Perencanaan efektif
 ketidaksediaan dan ketidakmampuan perencana untuk melakukan kegiatan perencanaan
 keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan dampak perubahan yang ditimbulkan
Pertemuan 4
Decision-making
 Keputusan
o Membuat pilihan dari dua atau lebih alternatif
 Proses keputusan-keputusan
o Satu set delapan langkah yang mencakup mengidentifikasi masalah, memilih solusi, dan mengevaluasi keefektifan larutan
 Masalah
o Sebuah perbedaan antara yang ada dan diinginkan keadaan
 Kriteria keputusan
o Faktor-faktor yang relevan dalam keputusan
Proses keputusan-keputusan
 Langkah 1: Mengidentifikasi Masalah
 Langkah 2: Mengidentifikasi Kriteria Keputusan
 Langkah 3: Mengalokasikan Bobot untuk Kriteria
 Langkah 4: Mengembangkan Alternatif
 Langkah 5: Menganalisis Alternatif
 Langkah 6: Memilih Alternatif
 Langkah 7: Pelaksana Alternatif
 Langkah 8: Mengevaluasi Efektivitas Keputusan
Langkah 1 : mengidentifikasi masalah
 Problem
o Perbedaan antara dan yang sudah ada. Untuk mengidentifikasi masalah, manajer harus mengenali dan memahami masalah tersebut
 Characteristics of problems:
o Suatu masalah menjadi masalah ketika seorang manajer menjadi sadar akan hal itu.
o Ada tekanan untuk memecahkan masalah.
o Manajer harus memiliki kewenangan, informasi, maupun sumber daya yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah
Langkah 2: Mengidentifikasi Kriteria Keputusan
 Biaya yang akan dikeluarkan (investasi yang dibutuhkan)
 Adanya risiko (kemungkinan kegagalan)
Langkah 3: Mengalokasikan Bobot untuk Kriteria
 Kriteria keputusan itu tidak sama pentingnya:
o Menetapkan bobot untuk setiap item
o menempatkan item dalam urutan prioritas yang benar pentingnya
Langkah 4: Mengembangkan Alternatif
 Mengidentifikasi alternatif yang layak
o Alternatif terdaftar (tanpa evaluasi) yang dapat mengatasi masalah.
Langkah 5: Menganalisis Alternatif
 Menilai kekuatan masing-masing alternatif dan kelemahan
o Setiap alternatif sekarang harus dianalisis secara kritis dengan mengevaluasi itu terhadap kriteria yang ditetapkan dalam Langkah 2 dan 3.
Langkah 6: Memilih Alternatif
 Memilih alternatif terbaik
o Alternatif dengan berat total tertinggi dipilih.
Langkah 7: Pelaksana Alternatif
 Alternatif yang dipilih harus dilaksanakan oleh efektif mengkomunikasikan keputusan untuk individu yang akan terpengaruh oleh itu dan memenangkan mereka komitmen terhadap keputusan.
Langkah 8: Mengevaluasi Efektivitas Keputusan
 Langkah terakhir dalam proses pengambilan keputusan menilai hasil dari keputusan untuk menentukan apakah atau tidak masalah telah diselesaikan.
Jenis Masalah dan Keputusan
 Masalah terstruktur dan Program Keputusan
 Unstructured Masalah dan terprogram Keputusan
Masalah Terstruktur Libatkan tujuan yang jelas. Apakah familiar (telah terjadi sebelumnya). Apakah mudah dan benar-benar didefinisikan-informasi tentang masalah tersebut tersedia dan lengkap.
Program Keputusan
Sebuah keputusan berulang yang dapat ditangani oleh Pendekatan rutin.
Pengambilan Keputusan yg Efektif
 Memahami perbedaan budaya.
 Tahu kapan saatnya untuk berhenti.
 Gunakan proses pengambilan keputusan yang efektif.
Efektif dari Membuat Proses Keputusan Karakteristik
 berfokus pada apa yang penting.
 logis dan konsisten.
 mengakui baik subyektif dan obyektif berpikir analitis dan campuran dengan intuitif berpikir.
 Hal ini membutuhkan informasi yang hanya sebanyak dan analisis seperti yang diperlukan untuk menyelesaikan tertentu dilema.
 mendorong dan membimbing pengumpulan relevan informasi dan pendapat informasi.
 Hal ini mudah, dapat diandalkan, mudah digunakan, dan fleksibel.
PERTEMUAN 5
PENGORGANISASIAN
Proses untuk merancag struktur formal, mengelompokan dan menngatur serta membagi tugas-tugas. Struktur disusun menurut fungsi agar tujuan organisasi dapat dicapai.
Konsep dasar pengorganisasian :
 Manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang dibuat.
 Kerangka kerja dinamakan desain organisasi
Tujuan pengorganisasian :
 Membagi pekerja yang harus dilakukan ke sejumlah departemen
 Menetapkan garis wewenang
 Mengalokasikan & menggunakan secara efektif sumber daya organisasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi :
 Strategi
 Skala organisasi
 Teknologi
 Lingkungan
Empat pilar pengorganisasian :
1. Pilar pertama : Pembagian kerja
Untuk menyederhanakan seluruh kegiatan yg telah disusun dalam proses perencanaan mennjadi lebih spesifik.
2. Pilar kedua : pengelompokan pekerjaan
Setelah dispesifikasi, lalu dikelompokan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis.
Tipe departementalisasi :
 Berdasarkan Fungsional
(+) spesialisasi yang mendalam
(+) efisiensi dengan meletakan orang2 sesuai keahlian
(+) pengetahuan orientasi yang sama
(-) komunikasi yang buruk diantara bidang fungsional
(-) pandangan yang terbatas tentang sasaran organisasi
 Berdasarkan geografi
(+) penanganan yg lebih efektif dan efisiensi terhadap masalah regional yang muncul
(+) melayani kebutuhan pasar geografis dengan lebih baik
(-) duplikasi fungsi
(-) merasa terisolasi dari wilayah organisasi lainnya.
 Berdasarkan produk
(+) memungkinkan spesialisasi dalam produk atau jasa
(+) manajer dapat menjadi lebih ahli dalam industri mereka
(+) lebih dekat degan pelanggan
(-) duplikasi fungsi
(-) panndangan yang terbatas tentang sasaran organisasi
 Berdasakan proses
(+) arus kegiatan kerja yang lebih efisien
(-)hanya dapat digunakan untuk jenis produk tertentu
 Berdasarkan customer
(+) membutuhkan customer dan problem agar dapat menemukan setiap spesialis
(-) duplikasi fungsi
3. Pilar ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi
 Hierarcy : proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik vertical / horizontal.
 Konsep hierarcy :
o Rantai komado : garis perintah dalam suatu organisasi.
o Rentang kendali : kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya.
 Faktor rentang kendali :
o Keahlian dan kemampuan manajer
o Karakteristik karyawan
o Sifat pekerjaan yang sedang dikerjakan
o Kesamaan tugas
o Standarisasi pekerjaan yang ditetapkan.
 Sentralisasi : penngambilan keputusan terkonsentrasi pada satu ttik dalam organisasi
 Desentralisasi : tingkat dimana karyawan tingkat bawah memberikan masukan2 yang benar.
4. Pilar keempat :
Koordinasi : proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen agar tujuan organisasi dpat tercapai secara efektif.





eka febryan p
12410100082