TEKNOLOGI INFORMASI YANG MENDUKUNG PEFORMA ORGANISASI DALAM LINGKUNGAN YANG PENUH KETIDAK PASTIAN

ü  Trend dari strategi bisnis saat ini mengarah pada penggunaan Aplikasi Interaktif, yaitu aplikasi yang digunakan untuk komunikasi, kolaborasi, saling berhubungan, melakukan e-commerce secara real time, dan tidak terbatas jarak.

ü  Bagi seorang manager, penggunaan teknologi informasi dalam bisnis tidak lagi hanya untuk pendukung kegiatan bisnis, tetapi sebagai keunggulan kompetitif.

Dalam dunia bisnis, fokus kesempatan berfokus pada “agility” dan “mobility”

1. Teknologi ada dalam genggaman konsumen, ini berarti teknologi informasi yang digunakan perusahaan harus dapat beradaptasi dengan kondisi pasar sehingga dapat memenangkan persaingan yang ketat. Keuntungan kompetitif umumnya bersifat sebentar karena salah satunya mudah ditiru oleh kompetitor, oleh karena itu perlu peningkatan atau pengembangan lebih lanjut.
2. Kesempatan pada pasar mobile, adanya teknologi tablet dan smartphone yang menggantikan posisi PC, menyebabkan manusia modern sangat bergantung pada barang ini. Kesempatan ini harus dimanfaatkan dengan baik, karena konsumen dapat membuka konten-konten di internet dengan mudah, dimana saja dan kapan saja.

Inovasi dikatakan dapat mengakibatkan pertumbuhan keuntungan jika :

-          Menciptakan lahan keuntungan baru

-          Meningkatkan permintaan akan produk atau servis yang baru

-          Menarik konsumen baru

-          Membuka pasar baru

-          Mendukung jalannya perusahaan selama beberapa tahun ke depan

Ekonomi digital ditandai oleh beberapa hal yaitu :

1.       E-Business : Perpaduan antara bisnis dengan internet, atau dengan kata lain semua proses bisnis dijalankan secara elektronik

2.       Kolaborasi : Antar individu, antar organisasi, antar divisi saling terhubung dengan internet mencari informasi

3.       Pertukaran informasi : Penerimaan, penyimpanan, pengolahan dan transformasi informasi

Model bisnis adalah:

                Sebuah metode untuk menjalankan sebuah bisnis dimana sebuah perusahaan dapat menimbulkan pemasukan atau untuk mempertahankan eksistensinya. Model tersebut meliputi cara-cara bagaimana sebuah perusahaan dapat menambah nilai produk mereka

Menurut McKay dan Marshall (2004), ada 6 elemen dalam model bisnis :

1. Sebuah deskripsi mengenai semua produk, baik barang maupun jasa, yang akan ditawarkan
2. Sebuah deskripsi mengenai proses bisnis yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dan jasa
3. Sebuah deskripsi mengenai pelayanan terhadap konsumen dan hubungan antara perusahaan dengan konsumen
4. Sebuah daftar yang berisi sumber daya yang dibutuhkan (mana yang tersedia, yang harus develop in-house, dan diperoleh)
5. Sebuah deskripsi mengenai rantai pasok perusahaan (dari pemasok hingga rekan bisnis)
6. Sebuah deskripsi mengenai penerimaan yang diharapkan, perkiraan biaya, sumber-sumber pembiayaan, dan estimasi keuntungan

Dan yang terakhir, sebuah bisnis model juga dapat menjelaskan keuntungan dan kerugian dalam penggunaan bisnis model tertentu

ü  Sistem informasi mengumpulkan, menyimpan, mengolah, menganalisa dan mendistribusikan informasi untuk tujuan tertentu

Fungsi dasar sistem informasi adalah :

1.       Input, data atau informasi yang ditangkap atau dikumpulkan

2.       Proses, data ditransformasi, dikonversi, dan dianalisa untuk disimpan atau didistribusikan ke alat output

3.       Output, hasil dari proses yang berupa informasi atau bahkan masih data yang dikeluarkan pada alat output

4.       Feedback, diatur oleh sebuah mekanisme.

Komponen dari sistem informasi adalah

1.       Hardware

2.       Software

3.       Data

4.       Jaringan

5.       Prosedur atau aturan-aturan

6.       Manusia/Individu

Kemampuan utama dari sistem informasi dan kaitannya dalam mendukunng tujuan bisnis :

-          Menawarkan kecepatan tinggi, volume yang tinggi, pengolahan angka

-          Menyediakan kecepatan, akurasi komunikasi, dan kolaborasi tanpa batasan waktu dan tempat

-          Menyimpan informasi dalam jumlah yang besar dan mudah diakses melalui internet

-          Otomasi atau semi otomasi penanganan proses bisnis

-          Mampu mengotomatisasi pengambilan keputusan yang rutin dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang kompleks

Kemampuan sistem informasi mendukung beberapa tujuan bisnis, yaitu :

-          Meningkatkan produktivitas

-          Menurunkan biaya dan limbah

-          Meningkatkan kemampuan untuk membuat keputusan

-          Menfasilitasi kolaborasi

-          Meningkatkan hubungan dengan konsumen

-          Mengembangkan kemampuan analisa yang baru

-          Menyediakan kemampuan timbale balik

Ada 2 hal yang kebutuhan yang fundamental untuk memanajemen peforma:

-          “Being able to measure”, manajer harus memastikan bahwa semua unsur bisa diukur, atau dinilai dengan sutuan tertentu

-          Mengetahu bahwa semua aspek yang diukur memang benar harus diukur, termasuk mengetahui siapa saja yang berhak menerima hasil pengukuran performa

Proses pengukuran peforma adalah serangkaian proses yang terus menerus, meliputi :

-          Memutuskan batasan level peforma yang diinginkan, berhubungan dengan apa yang perusahaan/organisasi ingin capai

-          Menentukan bagaimana cara mencapai level peforma tersebut

-          Mengevaluasi mengenai keberadaan perusahaan terhadap tujuan secara periodic

-          Menyesuaikan tujuan

Tekanan bisnis pada umumnya dapat dibagi menjadi 3 yang utama, yaitu :

1.       Lingkungan bisnis yang kompetitif

·         Persaingan global yang kompetitif

·         Perubahan terhadap SDM

·         Konsumen yang memiliki kekuatan ekonomi yang besar

2.       Lingkungan sosial secara umum, termasuk regulasi pemerintah

·         Tanggung jawab terhadap lingkungan sekitar

·         Isu etika

·         Ancaman terhadap serangan teroris

3.       Teknologi informasi, termasuk inovasi TI dan data yang berlimpah

Jenis response perusahaan terhadap tekanan yang datang :

1. Mengembangkan sistem strategis
2. Memperkenalkan program untuk mendekatkan diri dengan customer dan meningkatkan loyalitas customer
3. Meningkatkan sistem pengambilan keputusan dan peramalan
4. Merestrukturisasi kembali proses bisnis  dan organisasi
5. Menggunakan  pendekatan self-service
6. Menggunakan metode rantai pasok baru
7. Menawarkan sistem yang mendukung hubungan dengan rekanan
8. Menggunakan e-commerce
9. Membagi informasi dan manajemen pengetahuan
10. Mengunakan enterprise system
11. Go green
12. Menekan waktu siklus (pada umumnya produksi)

ü  Analisa SWOT bisa digunakan untuk menganalisa strategi perusahaan, analisa ini berupa kumpulan mengenai kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman sebuah perusahaan.

ü  Perencanaan strategis adalah sekumpula proses dimana sebuah organisasi menentukan dan menyusun jalan bisnis atau layanan sehingga organisasi tetap dalam kondisi sehat dan berjalan normal meski ada beberapa kejadian yang dapat mengganggu satu atau lebih dari proses bisnis, pasar, produk atau layanan

Beberapa jenis keunggulan competitive :

1.       Keunggulan harga

2.       Diferensiasi

3.       Pasar kecil

4.       Pertumbuhan bisnis yang pesat

5.       Peningkatan aliansi

6.       Efektifitas dalam operasional

7.       Orientasi terhadap konsumen

8.       Efisiensi waktu

9.       Membuat penghalang bagi pesaing dalam memasuki pasar

10.   Mengunci pemasok dan konsumen

11.   Meningkatkan biaya pergantian

Dalam  Porter’s value chain model, terdapat 5 kegiatan pokok dalam organisasi manufaktur, yaitu :

1.       Inbound logistic (pemasukan bahan baku dan pemasukan bahan penunjang)

2.       Operations (proses manufaktur dan pengecekan)

3.       Outbound logistic (pengemasan, penyimpanan, dan pendistribusian)

4.       Marketing and sales (kepada pembeli)

5.       Services

Selain kegiatan pokok, ada kegiatan pendukung yang menunjang kegiatan pokok, yaitu :

1.       Infrastruktur perusahaan (akuntasi dan keuangan)

2.       Manajemen sumber daya manusia

3.       Pengembangan teknologi

4.       Procuremet (pengadaan)

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI

(KONSEP, TIPE, DAN PENDUKUNG)

Hubungan antara bagian-bagian dalam sistem informasi ditunjukkan dalan gambar berikut:

ü  Dimulai dari proses transaksi yang memiliki interface (contohnya adalah ATM), sebuah sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System-TPS), memproses data (verifikasi dana yang tersedia, dikurangi dengan dana yang akan diambil) kemudian memperbarui dan menyimpan data ke dalam database.

ü  Data kemudian diekstrak dari database dan diorganisir sedemikian rupa menjadi sebuah laporan dengan sistem informasi manajemen (Management Information System-MIS). Didalam ini adalah proses merubah data mentah menjadi sebuah informasi yang bernilai

ü  Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah membutuhkan data dan model untuk dianalisa yang dilakukan oleh sistem pendukung keputusan (Decision Support Sytsem-DSS)

ü  Data yang diekstrak dari database ditransformasikan ke dalam format standar dan kemudian dimasukkan ke dalam datawarehouse

ü  Proses DSS tidak bisa dilakukan dengan dukungan database melainkan datawarehouse, karena sifat database yang berubah-rubah dan tidak diperuntukkan untuk analisa

Infrastruktur IT adalah :

                Kumpulan dari hardware, software, proses, jaringan dan pengguna. Desain dari infrstruktur IT menjelaskan kemampuan efisiensi dalam penyimpanan, perlindungan dan manajemen data sehingga mudah untuk diakses, dicari dan didistribusikan

Software aplikasi bisnis adalah :

                Program komputer yang mendukung sebuah tugas bisnis atau proses bisnis yang spesifik. Aplikasi ini bisa mendukung atau menunjang kerja individu, departemen atau divisi, area fungsional, atau keseluruhan perusahaan.

Sistem informasi dibangun untuk mencapai beberapa tujuan, salah satu tujuan kunci adalah merubah data menjadi informasi atau pengetahuan

-          Data, adalah bahan baku dari mana informasi berasal. Kualitas, kehandalan dan integritas data harus  dipertahankan dan dirawat untuk menjamin hasil informasi yang baik

-          Informasi, adalah data yang telah diproses, diorganisir sedemikian rupa, disajikan dalam bentuk tertentu sehingga telah memberikan nilai lebih pada penerimanya

-          Pengetahuan, terdiri dari data atau informasi yang telah diproses, diorganisir, dan dimasukkan ke dalam sebuah konteks tertentu dan merupakan akumulasi pembelajaran dan keahlian tertentu yang dapat digunakan untuk masa sekarang atau masa mendatang

Transaksi yang ditangani oleh TPS, dibedakan menjadu 2, yaitu :

1.       Internal

Transaksi yang berasal dari intern perusahaan atau terjadi di dalam perusahaan

2.       External

Transaksi yang melibatkan pihak dari luar perusahaan, seperti konsumen, pemasok atau rekanan bisnis

Pengolahan transaksi diselesaikan dalam 2 model, yaitu :

1.       Bacth processing (Berkala)

2.       Online Transaction processing (OLTP) atau real time processing

Berikut adalah transaksi rutin dalam sebuah bisnis :

-          Penggajian dan sumber daya manusia (penilaian peforma)

-          Purchase (Pemesanan)

-          Keuangan dan akuntansi

-          Penjualan

-          Produksi

-          Manajemen penyimpanan (Gudang)

Ada beberapa tipe pembuatan laporan, yaitu :

1.       Periodic, pembuatan dilakukan sesuai dengan jadwal tertentu atau waktu tertentu secara periodik

2.       Exception, pembuatan dilakukan diluar jadwal karena ada suatu hal atau kejadian yang diluar perkiraan, bisa karena kelebihan atau kekurangan

3.       Ad Hoc, pembuatan dilakukan tanpa perencanaan, dibuat sesuai permintaan, biasanya untuk mendukung laporan yang sudah ada

2 Jenis keputusan yaitu :

-          Testruktur, relatif mudah dan dibuat secara teratur, jenis keputusan seperti ini bisa dilakukan dan dipastikan bisa selesai secara konsisten dengan sistem informasi

-          Tidak terstruktur, tergantung pada kecerdasan manusia, pengetahuan dan pengalaman untuk penyelesaian sebuah masalah

3 Karakteristik sistem pendukung keputusan adalah :

-          Menggunakan tampilan atau tatap muka yang mudah digunakan

-          Menggunakan model yang bisa digunakan untuk what-if analisa, analisa sensitifitas, pencapaian tujuan dan analisa resiko

-          Data baik dari dalam maupun luar perusahaan digunakan, ditambahkan atau dikurangi oleh pembuat keputusan, yang dapat menambah wawasan yang relevan dalam menyelesaikan permasalahan dalam situasi tertentu

Berikut adalah tipe sistem informasi :

1.       Management Information System (MIS), digunakan oleh manaher operasional, menyediakan informasi rutin mengenai perencanaan, pengaturan, dan pengendalian operasional untuk area fungsional

2.       Decision Support System (DSS), digunakan oleh pengambil keputusan atau manajer, mengkombinasikan antara model dan data untuk penyelesaian problem yang semi terstruktur dengan melibatkan pengguna

3.       Business Intelligent (BI), digunakan oleh pengambil keputusan, manajer dan knowledge worker, mengumpulkan dan menggunakan data dengan jumlah yang banyak untuk analisa dengan analisa bisnis dan sistem cerdas

4.       CAD/CAM, digunakan oleh teknisi dan orang-orang perencanaan, membantu para teknisi untuk mendesain dan menguji prototypes

5.       Electronic Record Management System, digunakan oleh manajer dan knowledge worker, pengaturan otomatis, pengarsipan lalu lintas dokumen elektronik

6.       Knowledge Management System (KMS), digunakan oleh knowledge worker, mendukung atau menunjang pengumpulan, pengorganisasian, dan penggunaan pengetahuan dalam perusahaan

7.       Data mining and Text Mining, digunakan oleh knowledge worker dan professional, mampu belajar dari masalah yang sudah terjadi meskipun tidak lengkap

8.       Automated Decision Support (ADS), digunakan oleh frontline employees dan manajer operasional, mendukung kerja pelayanan konsumen untuk menyelesaikan masalah-masalah kecil

5 Komponen infrastruktur IT adalah :

-          Hardware

-          Software

-          Jaringan dan fasilitas komunikasi

-          Database dan pekerja data

-          Manajemen informasi individu

MANAJEMEN DATA UNTUK MENINGKATKAN KINERJA BISNIS

ü  Banyaknya data dalam sebuah organisasi menyebabkan susahnya pencarian data/informasi, atau biaya untuk pengolahan data melebihi nilai dari data/informasi tiu sendiri

ü  Manajemen data, teks, dan dokumen membantu perusahaan untuk meningkatkan produktifitas dengan memastikan individu untuk menemukan informasi yang dibutuhkan dengan mudah.

ü  Tidak ada perusahaan menjadi efektif tanpa kualitas yang baik dari data dan kemudahan mengakses ketika diperlukan

ü  Visualisasi data adalah cara menampilkan data dengan cara tertentu agar mudah dimengerti dan dipahami oleh pengguna atau penerima

Database :

                Menyimpan data perusahaan yang diperoleh dan dibuat dari aplikasi bisnis , seperti penjualan, akuntansi dan data pegawai.

Datawarehouse :

                Spesialisasi dari database, mendapatkan data dari database transaksi sehingga bisa digunakan untuk analisa.

Data Management adalah :

                Pendekatan terstruktur untuk menangkap, menyimpan, memproses, mengintegrasikan, mendistribusikan, mengamankan, dan mengarsip data dalam siklus hidup data

Enterprise Portal adalah :

                Sekumpulan aplikasi yang saling berkonsolidasi, manajemen, analisa, dan didistribusikan kepada pengguna melalui tatap muka berbasis website

Berikut adalah beberapa jenis tantangan dalam pengolahan portal, yaitu :

-          Jumlah data meningkat secara signifikan dari waktu ke waktu

-          Eksternal data yang digunakan untuk pengambilan keputusan meningkat (jumlahnya)

-          Data tersebar

-          Kemanan data, integritas, dan kualitas

-          Data redudansi atau kadaluarsa

-          Data bisa dibuat dan digunakan secara offline

Master Data Management

                Suatu proses dimana perusahaan mengintegrasikan data dari berbagai sumber dari aplikasi perusahaan untuk menyediakan pandangan yang lebih baik (universal) terhadap data.

Berikut adalah beberapa masalah data, yaitu :

-          Kesalahan data, solusinya adalah otomatisasi dalam memasukkan data

-          Duplikasi data, solusinya adalah desain ulang model data dan normalisasi hubungan database

-          Keamanan data, solusinya adalah implementasi keamanan data

-          Kehilangan data, solusinya adalah penanda dalam form masuk

Berikut adalah tahapan text mining dan analisa adalah sebagai berikut :

1.       Exploration, dokumen-dokumen dieksplorasi, dikumpulkan dan ditentukan topiknya

2.       Preprocessing, dilakukan sebelum analisa, standarisasi

3.       Categorizing and Modelling

2 Jenis database adalah

-          Centralized Database, semua data dan data yang saling berelasi disimpan dalam satu lokasi fisik

-          Distributed Database, semua data dan data yang saling berelasi disimpan dalam beberapa lokasi fisik

Keuntungan dan kemampuan Database Management System adalah:

-          Permanence, semua data disimpan secara tetap dan permanen, sampai dihapus atau dirubah

-          Querying, proses untuk meminta data dengan perspektif tertentu

-          Concurrency, menyimpan atau membaca satu data secara bersamaan oleh beberapa pengguna

-          Back up and replication, cadangan jika terjadi kesalahan

-          Rule enforcement, penerapan aturan untuk menjaga data tetap bersih dan terpecaya

-          Security, adanya pembatasan yang jelas

-          Computation, komputerisasi proses

-          Change and access logging

-          Automated optimization

Fungsi dari Database Management System adalah :

-          Data filtering dan profiling, mengecek konsistensi, kesalahan, redudansi atau pengulangan, dan informasi yang tidak lengkap

-          Data quality, pembenaran, penstandarisasian, verifikasi integritas data

-          Data synchronizing, integrasi, pencocokan, dan penghubungan antara satu sumber dengan sumber yang lain

-          Data enrichment, meningkatkan data dengan sumber dari dalam dan luar perusahaan

-          Data maintenance, pengecekan secara berkala terhadap integritas data

KEAMANAN PERUSAHAAN UNTUK PROSES BISNIS

Berikut adalah istilah-istilah dalam keamanan sistem informasi :

1.       Phising, serangan berupa website yang menyerupai website tertentu, tetapi berbeda alamat (biasanya menggunakan alamat yang hampir mirip). Digunakan untuk mengelabui pengguna sehingga mereka memasukkan data rahasia mereka, seperti username dan password

2.       DoS, serangan terhadap service, dimana sebuah jaringan atau website mengirim jumlah permintaan service yang sangat banyak kepada sebuah computer atau client sehingga menyebakan “crash service” atau computer tidak bisa berfungsi

3.       Worm, Worm berbeda dengan virus, dapat menyerang alat apapun, baik itu PC, notebook dan smartphone tanpa bantuan atau intervensi dari manusia. Worm menyebar di jaringan dan menyerang apapun yang mereka hinggapi

4.       Trojan, serangan yang memungkinkan penyerang memiliki akses terhadap computer tertentu melalui sebuah jaringan.

5.       Spam, serangan yang pada umumnya berbentuk email (Sampah), dimana computer yang terinfeksi secara tidak sadar mengirimkan email kepada computer lain yang sehat.